Archivní rekvalifikační kurz

 

Katedra pomocných věd historických a archivnictví FF UK v Praze zahajuje na podzim ak. roku 2010/2011 (říjen 2010) čtyřsemestrální rekvalifikační Archivní kurz. Kurz je zaměřen pro odborné pracovníky v archivech (ale i spisovnách či jiných správních institucích) či pracovníky z jiných oborů v souvislosti se s jejich rekvalifikací (praxe se nevyžaduje) a rovněž pro pracovníky s vysokoškolským vzděláním odlišného zaměření – specializace. Podmínka - ukončené úplné střední vzdělání.

 

Výuka bude probíhat formou přednášek, seminářů a cvičení zaměřených na praktickou práci s prameny v prostorách FF UK  a v archivním areálu Národního archivu v Praze, na výuce se budou podílet vyučující katedry PVHAS ve spolupráci s pracovníky Národního archivu Státního oblastního archivu v Praze a Odboru archivní správy a spisové služby MV.

 

Celkový počet 256 hodin kurz je s ohledem na praktické potřeby a zkušenosti rozdělen do čtyř semestrů, výuka bude probíhat v celodenních cyklech (jednou za 14 dní v pátek), tj. 32 konzultací po 8 hodinách.

 

Finanční zajištění kurzu hradí vysílající organizace či sami účastníci.

Cena kurzu činí 25.000,- Kč (tj. 98,- Kč/hod)

 

Celé studium bude zakončeno vypracováním závěrečné písemné práce, testem a ústním pohovorem. Absolvování kurzu bude potvrzeno osvědčením vydaným Karlovou univerzitou.

 

Obsahová náplň kurzu:

Vlastní obsahová náplň kurzu:

- základy pomocných věd historických;

- paleografická cvičení novověku;

- diplomatika novověku;

- sfragistika, heraldika, genealogie;

- přehled českých dějin od roku 1526 do současnosti;

- dějiny správy od roku 1526 do současnosti;

- základy archivnictví a archivní legislativa;

- spisová a předarchivní péče, archivní provoz a technika;

- pořádací principy a způsoby archivního zpracování různých druhů dokumentů a archivních fondů (včetně foto-, fonodokumentů, sbírek map a plánů ad.);

- exkurze – Národní archiv, Státní oblastní archiv v Praze, příklad archivu ministerstva a podnikového archivu, představení spisovny.

 

Detailní program a časový harmonogram bude rozesílán po uzavření přijímání přihlášek (uzávěrka 30. 9. 2010), zahájení kurzu - zápis a první přednášky se uskuteční v pátek 15. října v 9, 30 hod v budově filosofické fakulty, nám. J. Palacha 2, 116 38 Praha 1, 2. patro, dv. č. 215.

 

Přihlášky elektornicky či mailem zasílejte na :

 

Ing. Ilona Kellerová

Filozofická fakulta UK - Centrum dalšího  vzdělávání FF UK

Jindřišská 27

Praha 1

e-mail: ilona.kellerova@ff.cuni.cz

 

Vedoucí kurzu:

                             

doc. dr. Ivana Ebelová, CSc. (zást. ved. katedry PVH AS)

tel.: 221619327

e-mail: ivana.ebelova@centrum.cz,  případně ivana.ebelova@ff.cuni.cz

 

 

 

 

 

Spisová služba a předarchivní péče (J. Kahuda)

 

1.      Základní literatura

 

·        Ivan Bittner – Dagmar Bosáková – Olga Kuntová – Miroslava Matoušová – Lenka Nezdarová – Radomír Ševčík – Anna Štroblíková: Spisová služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, Praha 2005 (3. vyd.)

·        Olga Kuntová – Miroslav Kunt: Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví, Praha 2002.

·        Typový skartační rejstřík, Praha 2005.

·        Tomáš Jelínek: Spisová služba pro školy, Praha 2006.

·        Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů, Praha 2007.

·        Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů s komentářem, Praha 2005.

·        Internetová stránka www.mvcr.cz/archivnictvi/metodiky.html (zde zejm. Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování; Metodický návod AS MV o podrobnostech výkonu spisové služby; Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností)

 

2.      Základní definice

 

Spis = jednotlivá písemnost, nebo soubor písemností vzniklých při jednání o jedné věci (podání+přílohy, koncept, připomínky, aprobace, čistopis, kopie atd.)

fr. = dossier, něm. = Akt, Aktenband, Aktenschriftstück; angl. = file, record

 

Spisovna – 3 významy:

1.      prostor pro uložení souboru písemností

2.      soubor písemností nebo jeho část (registratura)

3.      organizační útvar a technické zařízení k ukládání, evidenci, využívání a skartaci souboru písemností vzniklých z činnosti původce

 

Registratura = soubor písemností vyřizovaných úřadem v jeho organizační činnosti a uspořádaný podle určitého systému

 

Spisová služba = soubor pravidel zajišťujících řádný a spolehlivý chod administrativy, evidenci písemností, jejich celkový oběh, manipulaci s nimi dle uvedených pravidel (užší pojetí spisové služby); + vyřizování agendy samotné (konceptní služba) – širší pojetí spisové služby

angl.= record management; fr.= gestion des documents, prearchivage

 

Předarchivní péče

a)      z hlediska původce – součást spisové služby

b)      z hlediska archivu = evidence původců, kategorizace, výběr archiválií, přejímání archiválií

 

3.      Faktory ovlivňující spisovou službu

 

1.      Vliv moderního státu (komlexní úloha informačního pracoviště)

2.      Stoupající počty úřadů a institucí

3.      Demografický vývoj (v souvislosti s vývojem administrativy)

4.      Stoupající počet zaměstnanců administrativy

5.      Relativně malá produktivita kancelářských sil

6.      Nové trendy v řízení (potřeba informovanosti většího počtu lidí rychlejším způsobem, rozvoj úředních tiskovin, velké množství statistických šetření a výzkumů, „vědeckost“ úřadování)

7.      Masivní rozvoj reprodukční techniky v administrativě

8.      Rozvoj výpočetní techniky ve spisové službě

9.      Souvislost a profesním školením administrativních pracovníků

 

4.      Vývojové rysy spisové služby

 

Spis – existence od 16. století, nejstarší spisové instrukce dochovány z prostředí Bavorska, Rakouska, u nás až za Rudolfa II. Všechny části spisu označovány stejně – vyjádření náležitosti k registratuře

V souladu se zařazením do registratury – evidence v řadě pomůcek (moderní spis – právní průkaznost pouze jako součást registratury a pomůcek)

 

Od 18. století – spis jako typ písemnosti převládá

 

a) z hlediska právní platnosti:           

1.      předstupeň jiné písemnosti s vyšší právní průkazností (listina, dekret ad.)

2.      samy spisy mají právní průkaznost

b) z hlediska vzniku:

1.      spisy došlé

2.      spisy vyšlé (iniciativní)

3.      spisy předchozí – priora (jiné č.j.)

 

Oběh spisů (manipulace) – podstata spisové služby: původně v rámci kanceláře, později rozpad na dílčí orgány (podatelna, písárna, výpravna, spisovna – registratura)

 

Oběh spisu – určován kancelářským řádem, spisovým řádem, organizačním řádem instituce, jednacím řádem, popř. statutem organizace

 

Oběh spisu – původně značen kancelářskými poznámkami na spisu, později v evidenčních pomůckách

 

1.      protokoly (podací deníky) – chronologické zápisy veškerých spisů dle č.j., všechny údaje o pohybu spisu a jeho osudu, různá označení: podací, expediční, exhibitní protokoly

2.      indexy (rejstříky) – abecední evidence spisů v podacím protokolu

3.      elenchy – evidence nejnižších částí registratury podle věcné příbuznosti, pomůcka vedena přesně tak, jak je registratura fyzicky uložena

 

5. Typologie registratur

 

Registratura – genetický předstupeň archivního fondu

 

způsoby spisové služby ovlivňující podobu registratury: 1. centralizovaná (tzn. jedna ústřední spisovna, kde je ukládáno vše); 2. decentralizovaná (více útvarových nebo speciálních spisoven)

 

Základní principy členění registratur

 

1.      přirozený

a)      chronologicko-numerický (dle čj. nebo datumu)

b)      dle typů dokumentů (normálie, generálie)

c)      dle způsobu evidence písemností (prezidiální spisy, tajné atd.)

2.      umělý

a)      agendně-organizační

b)      věcný (např. desetinné třídění)

 

Normativní vymezení registratury = spisový řád a spisový plán

počátky v 18.-19. století (ukládací plány)

 

Typologie spisových plánů

-         dle účelu:

            a) speciální (pro jednoho původce)        

            b) pro skupinu původců

            c) typové (pro úřady nebo instituce se stejnou věcnou kompetencí)

 

-         dle působnosti uvnitř organizace

a)      pro celou spisovou službu

b)      pro vybrané útvary (prezidiální atd.)

 

-         dle třídících systémů

-         dle tzv. pružnosti ukládacího systému

a)      uzavřený (pevně dané hlavní skupiny)

b)      otevřený (variabilní počet skupin)

 

 

6. Hlavní činnosti spisové služby

a)      příjem a evidence

b)      třídění a přidělování

c)      označování

d)      oběh a vyřizování

e)      podpisování

f)        expedice

g)      ukládání živých písemností do registratury a jejich využívání

h)      vyřazování

i)        předávání archiválií do archivu

 

7.  Předarchivní péče

 

1.      Evidence a kategorizace původců (evidence svěřených původců, odborný dohled nad vyřazováním jejich písemností, přejímání do archivu, kontrola a metodická pomoc v oblasti spisové služby, možnost sankčního postihu, státní kontroly)

2.      Kategorizace původců (hierarchizace z hlediska potenciálního výskytu archiválií)

3.      Metodická a konzultační spolupráce s původci v oblasti předarchivní péče: konzultační činnost při sestavování skartačních plánů, školení a přednášky

4.      Průzkumy a kontrolní posouzení úrovně spisové služby u původců

5.      Účast archivu na skartačním řízení u původců – kriteria výběru (různé přístupy k hodnocení písemnosti: technokratické – předepsáno normami, intuitivní přístup ke skartaci); vychází se z definice archiválie – trvalá hodnota, vlastnosti (doba vzniku, obsah, původ, vnější zásahy)

6.      Přejímání archiválií – na základě skartačního návrhu, protokol o výběru ve skartačním řízení, popř. protokol o výběru mimo skartační řízení, předávací seznam

7.      Evidence archiválií – evidence přírůstků v přírůstkové knize, evidence NAD, lokační plán

 

 

Archivní legislativa

 

Vývoj:

1.      speciální norma upravující archivnictví u nás – až vládní nařízení 29/1954 Sb. o archivnictví: vytvořena jednotná archivní síť (Státní ústřední archiv v Praze, Slovenský státní ústřední archiv v Bratislavě, státní (krajské) archivy)

2.      zákonná norma – až zákon 97/1974 Sb. o archivnictví, spisová služba pouze obecně, celkem 5 novel po roce 1989: 343/1992, 27/2000, 120/2001, 107/2002, 320/2002

3.      současný zákon: 499/2004 o archivnictví a spisové službě + 2 prováděcí vyhlášky (645, 646/2004 Sb.), zákon o státní kontrole 552/1991 Sb., 500/2004 správní řád

 

1.      archivnictví

-         základní pojmy (§ 2 – archivnictví, archiv, archiválie, archivní fond, archivní sbírka, výběr archiválií)

-         archivní síť (§ 42-57: archivy veřejné – Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy, archivy územních samosprávných celků); archivy soukromé

-         akreditace archivů (§ 58-61)

-         evidence archiválií (§ 16-19) – základní, druhotná, ústřední

-         kategorizace archiválií (I., II. kategorie, § 20)

-         vyřazení archiválie z evidence (§ 17)

-         zpřístupňování archiválií (§ 37-41)

-         obecná třicetiletá ochranná lhůta

-         ochrana osobních údajů a citlivých osobních údajů (nutný souhlas v případě žijících osob), zákon 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů

 

2.      spisová služba

 

-         základní pojmy (§ 2, 3, 63, 68, vyhláška 646)

-         veřejnoprávní a soukromoprávní původci (§ 3)

-         skartační a mimoskartační řízení (§ 7-12)

-         problematika vedení spisu a spisové značky (§ 4 vyhlášky 646, § 17 AZ)